Para simplificar el proceso de registro, se desarrollaron formularios de entrada mediante UserForms en VBA (Visual Basic for Applications). Cada formulario fue diseñado para capturar los datos específicos de cada tipo de ocupación. Los formularios incluyen campos obligatorios para evitar que se omita información esencial, y al completar los datos, el formulario se encarga de almacenarlos automáticamente en la hoja correspondiente. Esto no solo agiliza el registro de información, sino que también reduce la probabilidad de errores humanos.

Para facilitar el análisis y monitoreo de la ocupación, se crearon macros que generan reportes de manera automática. Estas macros consolidan datos de cada hoja y presentan un resumen de la ocupación actual, ingresos generados y contratos próximos a vencer. Los reportes ayudan a tener una visión general del estado de ocupación y ofrecen una herramienta útil para la toma de decisiones. Además, estas macros permiten filtrar y ordenar los datos según distintos criterios, como la disponibilidad de osarios, casas y parqueaderos.

Para evitar duplicidades y optimizar la gestión de los recursos, se implementó una macro que verifica la disponibilidad antes de cada nuevo registro. Esta macro revisa las hojas de trabajo y alerta al usuario si el recurso ya está ocupado o si hay alguna inconsistencia en los datos. Esto garantiza que cada recurso (osario, casa o parqueadero) esté correctamente asignado y previene errores al realizar nuevos registros.

Se desarrollaron macros que monitorean las fechas de vencimiento de cada contrato y envían alertas cuando estas se aproximan. Estas alertas se generan automáticamente y están diseñadas para que el personal responsable reciba un aviso en pantalla cada vez que un contrato esté por expirar o haya un pago pendiente. De esta forma, se puede gestionar el seguimiento de renovaciones y evitar pérdidas de ingresos por falta de seguimiento.

Finalmente, se configuró la protección de datos en las hojas de trabajo y macros para asegurar que solo el personal autorizado pueda modificar los registros. Se aplicaron contraseñas en las hojas de trabajo para restringir el acceso y se desactivaron opciones de edición en los formularios de entrada. Esto garantiza que la información esté segura y que los datos sensibles no sean alterados sin autorización.

Para asegurar el correcto funcionamiento del sistema, se realizaron múltiples pruebas en cada una de las funciones desarrolladas. Estas pruebas incluyeron la validación de los formularios de entrada de datos, la verificación de los reportes automáticos y la efectividad de las alertas de vencimiento. Además, se probó la macro de control de disponibilidad para confirmar que detectara cualquier duplicidad de ocupación. Durante este proceso, se identificaron áreas de mejora en la velocidad de ejecución y la claridad de los mensajes de alerta, lo que permitió optimizar el código VBA y hacer ajustes en los formularios. Estas mejoras resultaron en un sistema más fluido y fácil de usar, cumpliendo con los objetivos de automatización y reduciendo significativamente el tiempo de administración manual. El sistema final ofrece un proceso confiable y optimizado para la gestión de recursos, cumpliendo con los requisitos de seguridad y precisión requeridos por la Catedral de Manizales.